KUPANG — Universitas Nusa Cendana (Undana) meluncurkan sekaligus menggelar sosialisasi dan uji coba penggunaan aplikasi pengelolaan kerja sama terbaru, SiKerma (Sistem Informasi Kerja Sama), di Laboratorium Komputer Lantai 3 Gedung ICT Centre Undana, Kupang, pada Selasa (8/9/2026). Langkah pembaharuan sistem ini merupakan bentuk adaptasi dan penyempurnaan dari platform pelaporan sebelumnya, LAPKERMA, guna mengoptimalkan pendataan serta pelaporan kerja sama civitas akademika ke tingkat kementerian secara akurat dan terintegrasi.
Kegiatan peluncuran dan simulasi teknis tersebut dihadiri langsung oleh para operator kerja sama dari berbagai unit, fakultas, hingga lembaga di lingkungan Undana. Pengoperasian SiKerma yang dilengkapi lima modul utama ini menjadi sarana vital dalam mendukung pencapaian Indikator Kinerja Utama (IKU 5) perguruan tinggi serta mempertahankan posisi Undana di tingkat nasional pada ajang Anugerah Kerja Sama.
Penyempurnaan Struktur Penginputan dan Digitalisasi Berkas Terpadu
Aplikasi SiKerma hadir membawa lima modul utama yang mencakup dashboard, usulan kerja sama, modul mitra, hingga pelaporan kinerja. Penggunaan platform digital ini memangkas kerumitan sistem lama dengan menyatukan rekam jejak kerja sama dari satu instansi mitra ke dalam satu berkas terpadu yang dapat diakses secara akurat.
Sistem baru ini menetapkan alur penginputan dokumen yang terstruktur dan hierarkis. Pengisian data wajib dimulai dari perekaman Memorandum of Understanding (MoU), dilanjutkan dengan Memorandum of Agreement (MoA/PKS), Implementation Arrangement (IA), hingga pengunggahan laporan realisasi kegiatan secara berurutan.
“Dalam aplikasi SiKerma yang baru ini, alur penginputan dibuat lebih terstruktur dan hierarkis. Penginputan dokumen harus dimulai dari MoU, kemudian diikuti oleh MoA (PKS), IA, hingga laporan kegiatan. Dengan demikian, seluruh dokumen dan rekam jejak kerja sama dari satu mitra terkumpul dalam satu berkas utuh,” jelas Sub Koordinator Kerja Sama Undana, Heppy Y. Haning, S.Si.
Guna menjaga kelengkapan dan kerapian basis data, SiKerma dilengkapi dengan fitur penguncian data mitra. Fitur penguncian ini berfungsi untuk mencegah timbulnya duplikasi nama instansi mitra yang sering kali terduplikasi akibat adanya perbedaan tata cara penulisan oleh para operator di lapangan.
Selain penataan data mitra, SiKerma juga menyediakan fitur warning atau sistem peringatan dini otomatis. Fitur ini memberikan notifikasi terhadap dokumen kerja sama yang akan atau telah berakhir masa berlakunya, sehingga unit kerja terkait dapat segera mengambil langkah perpanjangan dokumen.
Penyelarasan dengan Indikator Kinerja Utama (IKU 5) dan Luaran Riil
Pengembangan aplikasi SiKerma disesuaikan secara khusus dengan kriteria laporan kinerja terbaru pada Indikator Kinerja Utama (IKU 5). Ketentuan ini mewajibkan setiap kesepakatan kerja sama memiliki luaran riil yang terukur dari setiap kegiatan yang dijalankan bersama mitra.
Melalui fitur yang tersedia di SiKerma, setiap unit kerja dapat dengan mudah menautkan bentuk luaran riil, baik berupa karya terapan, karya seni, maupun karya tulis ilmiah ke dalam dokumen kerja sama yang sedang berlangsung secara langsung.
Implementasi aplikasi SiKerma dirancang untuk memperlancar jalur komunikasi dan koordinasi internal antara operator unit kerja dengan Biro Perencanaan dan Kerja Sama (BPKS) Undana. Alur data yang transparan mempermudah proses rekapitulasi dan pendokumentasian laporan aktivitas secara berkala.
Dengan pengoperasian sistem yang lebih presisi, seluruh rekam data kerja sama universitas dapat ditarik dengan cepat saat dibutuhkan oleh pihak kementerian. Hal ini mendorong tercapainya target-target Indikator Kinerja Utama perguruan tinggi secara optimal.
Penguatan Komunikasi Internal dan Optimasi Target Pelaporan
Langkah transformasi digital melalui peluncuran aplikasi SiKerma mendapat apresiasi serta penegasan teknis dari jajaran pimpinan Biro Perencanaan dan Kerja Sama Undana.
“Kegiatan sosialisasi ini merupakan bagian penting untuk melakukan rekapitulasi, pembentangan, dan pendokumentasian seluruh laporan aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh sivitas akademika secara jelas melalui aplikasi SiKerma. Dengan adanya sistem terintegrasi ini, kita tidak lagi kesulitan mencari data laporan ketika dibutuhkan oleh kementerian,” ujar Kepala Biro Perencanaan dan Kerja Sama (BPKS) Undana, Yefry C. Adoe, S.E., M.AP., CRA.
Pengelolaan berkas kerja sama yang terpisah-pisah dan tidak terstruktur berisiko menyulitkan pencarian data pelaporan serta menghambat penilaian Indikator Kinerja Utama perguruan tinggi di tingkat nasional. Tanpa adanya sistem terpadu yang mengakomodasi bukti luaran riil dan peringatan masa berlaku dokumen, potensi kerja sama institusi rentan tidak terekam secara optimal. Melalui peluncuran dan sosialisasi aplikasi SiKerma ini, Undana menghadirkan solusi tata kelola digital yang terstruktur, akuntabel, dan efisien demi memperkuat pencapaian kinerja institusi secara berkelanjutan. (IyL/RLS/UNDANA/BOY)
